【EY TAX】 Client Operations Team（契約管理チームStaff_Assistant）

Client Operations Team

Job Title

契約管理チーム

Staff/Assistant

サービス内容/Services

EYでは、グローバルな規模、サポート、インクルーシブなカルチャー、テクノロジーを活用して、最高の自分になるための自分らしいキャリアを築くチャンスがあります。そして、EYがより良くなるために、あなた独自の意見と視点に期待しています。私たちと一緒に、あなた自身のために卓越した経験を、そしてすべての人のためにより良い社会を構築しましょう。

オポチュニティ

クライアント・オペレーション・チーム（「COT」）チームの主要メンバーとして、アドミニストレーションおよびコミュニケーションスキルを駆使し、エンゲージメントのライフサイクル全体を通じて発生するパースート開始、AML評価、役割ベースのタスクの調整および完了を行います。契約管理チームは、クライアントサービングチームと協力して一貫性のある専門的サービスを提供し、すべてのエンゲージメントが設定され、すべての規制要件に完全に準拠し、ベストプラクティスの原則に従い、効率的に実行されるようにします。

勤務地/Location

東京　

業務内容 / Responsibilities

● クライアントサービングチームの熱心で献身的なチームアシスタントの役割を引き受け、チームメンバーにエンゲージメントライフサイクルのサポートを提供する。柔軟で、既成概念にとらわれずに物事を考え、チームに変化をもたらそうとする

● MercuryやPACEでのパースート開始のログ記録、システムでのエンゲージメントワークスペースの設定、タックスの要件に沿った契約書の作成など、特定のクライアントサービングチームからの指示に基づいてタックスチームをサポートする。この準備の間に、必要なフォルダーを作成し、すべての必須テンプレートが利用可能で正しく事前記入されているかを確認し、いくつかのアドミニストレーション作業を行い、予算用のExcelワークブックを事前に入力し、エンゲージメントマネージャーがアドホックタスクを実行できるよう支援し、エンゲージメントの請求書作成とクロージングをサポートする

● 業務サポートを担当し、社内外のクライアントがすべての面でタイムリーに質の高いサービスを受けられるようにする

● 納期、独立性、クライアントの受け入れ、エンゲージメント時間などのフォローアップを行う

品質およびリスク管理（QRM）コンプライアンスのサポート

● 現地採用か、別の国のEYオフィスと下請け契約を結んでいるかにかかわらず、タックスのエンゲージメント設定要件に精通する

● 必要に応じて、マネージャーにエスカレーションするか、Tax Qualityチーム、Tax Legal チーム、Central Risk Managementチームと連携する

● 契約上の考慮事項やデータプライバシー要件の基本を理解する

● すべてのQRM手続きとポリシーの遵守を積極的に監視する

応募資格 / Requirements and Qualifications

【Staff/Assistant】　

MUST & WANT

● オフィスマネジメント、会計管理、またはそれに相当する分野の最終学年の学生、またはマネジメントやビジネス分野の学位を取得している方

● 日本語に堪能で、英語も業務で使用できるレベルであること

● Microsoft Officeを簡単に操作でき、日常的にExcelで文書を作成することに抵抗がない方

● 会計の基本的な知識がある

● 批判的な思考を持ち、分析的な方

● 自動化ツールが継続的に作成・導入され、絶え間なく変化する環境において、自分の作業方法を容易に適応させることができる方

● 個人でもチームでも快適に仕事ができる方

● ストレスに強い方（効率的に納期をこなすことができる方）

● 優れた組織力のある方（複数のタスクを同時に処理し、優先順位をつけることができる）

● コミュニケーション能力が高く、速いペースで進むクライアント志向の環境でも安心して仕事ができる方

● プロフェッショナルで、熱心、積極的、勤勉な方

Job Title

Contracts Management Team

Staff/Assistant

The opportunity

To be a key member of the Client Operation Assistant (“COT”) team initiating pursuits, AML assessments, coordinating and completing role-based tasks that occur throughout the lifecycle of an engagement using project management and communication skills. The Contracts Management Team delivers a consistent and expert service, working with the Client Serving Teams, to ensure that all engagements are set up, comply fully with all regulatory requirements while also following best practice principles and being run efficiently.

Your key responsibilities

● You pick up the role of an enthusiastic and dedicated team assistant to our Client Serving teams and provide your team members with engagement lifecycle support. You try to make a difference to our teams by being flexible and by thinking out of the box.

● You help Tax teams by initiating pursuit logging in Mercury, PACE, setting up engagement workspaces in our systems, assembling contracts in line with our Tax requirements and based upon specific Client Serving team instructions. During this preparation you will create the necessary folders, check if all mandatory templates are available and correctly prefilled, perform several administrative tasks, prepopulate excel workbooks for budgets, help the engagement manager with ad hoc tasks, support billing and closing of engagements.

● You will be responsible for operational support and ensure internal and external clients receive a timely and quality service in all respects.

● You will follow-up of deadlines, independence, client acceptance and engagement time, etc.

Supporting Quality and Risk Management (QRM) compliance

● Be familiar with Tax’s engagement set up requirements whether locally engaged or under a subcontract arrangement with an EY office in a different country

● Escalating to your manager or liaising with the Tax Quality, Tax Legal and Central Risk Management teams as appropriate

● Having a basic understanding of contract considerations and data privacy requirements

● Proactively monitoring compliance with all QRM procedures and policies

To qualify for this role, you must have

● You are a final-year Bachelor student in Office Management, Accounting Administration or equivalent or hold a diploma in a management or business discipline

● You are fluent in Japanese and have a working proficiency in English

● You can work easily with Microsoft Office and feel comfortable documenting in Excel on a daily basis

● You are acquainted with the basics of accounting

● You are an analytical person with a critical mindset

● You can easily adapt your way of working in a continuous changing environment where automation tools are being created and implemented on an ongoing basis

● You feel comfortable working both individually as well as in a team

● You are stress-resistant (able to work towards deadlines efficiently

● You have strong organizational skills (able to handle multiple tasks concurrently and prioritize)

● You are a strong communicator, and you feel at ease in a fast-paced and client-oriented environment.

● You are professional, dedicated, proactive and hardworking